Fuar Planlaması Nasıl Yapılır II

Fuar Planlaması Nasıl Yapılır

Doğru bir planlama ve iyi bir takip başarılı fuar katılımını beraberinde getirecektir. Fuar katılımının başarıya ulaşabilmesi fuarın her aşamasının titizlikle planlanması, fuarda görev alacak kişilerin belirlenmesi ve görevlerinin açıkça tanımlanması ile mümkün olacaktır.

Fuar planlamasına ilişkin yazı dizimizin ikincisi olan bu paylaşımımızda fuar öncesi yapılması gerekenleri kısaca anlatacağız.

Fuar Esnasında Yapılması Gerekenler

Fuar esnasında yapılması gerekenleri 3 ana başlıkta inceleyebiliriz.

1. Ziyaretçilerin Karşılanması, Kontakların Kurulması ve Geliştirilmesi

Fuarları ziyaret eden gerçek alıcıların %80’den fazlasının satın alma gücü olduğu birçok fuar için geçerli bir durumdur. Dolayısıyla, standınızı ziyaret eden tüm firmalara potansiyel müşteri gibi davranmak, akılcı ve stratejik bir pazarlama uygulamasıdır. Unutmayınız ki, bir kişi sizi ziyaret ediyorsa, o kişinin şirketinize veya ürünlerinize karşı bir ilgisi vardır. Bu ilgiyi pozitif bir ilişkiye çevirmek ise fuar ekibinizin göstereceği çabaya bağlıdır. Alıcıların %90’dan fazlası, en iyi ürünü bulabilmek için, benzer ürünleri karşılaştırmaktadır. Bu karşılaştırmaların çoğu, çalışanlarınızın davranışlarına ve ürünleri sunuş biçimlerine bağlıdır. Bu nedenle, stand görevlilerinizin müşterilere karşı kibar, ürün hakkında bilgili, açıklamalarında kısa ve öz olmaları faydalı olacaktır.

Fuar süresince, ekibinizdekilerin zinde olması, dolayısıyla müşterilerle iyi temas kurabilmesi ve samimi olabilmesi için, verilecek araların iyi planlanması gerekmektedir. Öte yandan çalışanlarınıza, ziyaretçilerin yüz ifadelerini okumayı ve bekleyen kişileri selamlamaya çalışmasını hatırlatın. Yapılan araştırmalar göstermektedir ki, fuar katılımcılarının %28’i standa geldikleri zaman kimsenin kendilerine yardımcı olmadığından şikayetçi olmuştur. Bu hususta yapılan en büyük hata, satış ekiplerinin zamanın büyük bir bölümünü kendi aralarında veya cep telefonlarıyla konuşarak geçirmesidir ve bu olası satışları kaçırmanıza neden olabilmektedir.

Diğer bir önemli hususta stand görevlilerinizin, ziyaretçileri dikkatlice dinleyip dinlemedikleri ve onlara uygun cevaplar verip vermedikleridir. Satış süreci boyunca müşteriyi dikkatlice dinlemek satışın çabuk ve başarılı olmasını kolaylaştırır. Ziyaretçiler ile iletişim kurarken çeşitli reklam ve promosyon materyallerinin kullanılması daha güçlü etki yaratır.

2. Stantta Verimli Çalışma Koşullarının Oluşturulması

Fuarda görevli çalışanlarınız, fuar esnasında bir günde en fazla 4-6 saat yüksek performans çalışabilirler. Bu süreden sonra fiziksel ve zihinsel olarak yorgun düşerler. Mümkünse çalışanlarınızı kesintisiz en fazla 3 saat çalıştırmaya özen gösterin. Su kaybı ise diğer önemli bir husustur. Bu nedenle, stantta bulunulduğu süre içinde düzenli olarak su içilmelidir. Ayrıca, ziyaretçilerinize sunacağınız küçük ikramlar ve sıcak-soğuk içecekler de ilk imaj açısından önem arz etmektedir.

Stantta hareket alanının geniş olması da önemlidir. Daha verimli bir çalışma için her iki stand görevlisine minimum 9 metrekare alan düşmelidir. Standın düzenli olması güvenlik ve görünüş için gereklidir. Çalışanlar fuar süresi boyunca standa ayakta durmalıdırlar. Bu nedenle rahat ayakkabıların tercih edilmesi önemlidir. Zorunlu haller (iş ile ilgili konular) dışında cep telefonları stantta kullanılmamalıdır. Fuarın her bir dakikası son derece değerlidir. Yapılan en yaygın hata, bilgisayar karşısında oturarak zaman geçirmek ve sigara içmektir. Bu tür davranışlar firma imajını zedelemektedir.

3. Fuar Hakkında Raporlar Çıkartılması

Fuar süresince gerek kendi standınızda, gerekse diğer stantları ziyaret ederek gerçekleştirdiğiniz görüşmeleri kayıt altında almanız gerekir. Bu kayıtlarda temel başlıklar belirlenmeli ve bu başlıklara dair verilerin teminine özen gösterilmelidir. Firmalar, rakiplerin ürünleri ve pazar hakkında yoğun gözlem yapmalıdırlar. Bu gözlemler rapor biçiminde hazırlanmalı ve değerlendirmeler yapılmalıdır. Fuarda bulunmayan yöneticiler ve diğer ilgili departmanları bilgilendirmek amacıyla hazırlanan raporlar bu kişilerle paylaşılmalıdır. Standınız ve ürünleriniz hakkında aldığınız olumlu veya olumsuz tüm görüşleri rapor etmek bir sonraki fuar katılımınızı planlarken size büyük katkılarda bulunacağı gibi, ürünlerinizi ve standınızı daha cazip hale getirmek için sizlere temel fikirler verecektir.

TOP